بهبود فروشگاه

موارد مهم ادعاهای قراردادی پیمانکاران

چکیده

مقاله حاضر سعی دارد که با برشمردن موارد مهم ادعاهای قراردادی پیمانکاران، یک نگاه پیشگیرانه درجهت جلوگیری از به اختلاف کشیده شدن رابطه پیمانکار و کارفرما ارائه کند.

مقدمه
قراردادهای اجرایی معمولا در حین اجرا و انجام عملیات ، با توجه به خطا در طرح اولیه ، اشتباه در تهیه و تنظیم اسناد مناقصه ، شرایط پیش بینی نشده و نیاز به تطبیق با شرایط اجرایی جدید ، به اصلاح یا صدور متمم احتیاج پیدا می کنند . اگر در باره محدوده کارهای جدید و هزینه های آن و سایر شرایط بین طرفین توافق حاصل شود و الحاقیه لازم امضا و مبادله شود ، مشکل بخصوصی بروز نخواهد کرد. ولی اگر بین طرفین در باره هر یک از عوامل موثر در تغییرات قراردادی توافق به وجود نیاید و اختلاف وجود داشته باشد ، آنگاه این اختلاف مبنای طرح ادعا و خواسته از جانب مناقصه گران یا پیمانکاران می شود.
در اغلب موارد ، طرح ادعاهای پیمانکاران در سطوح بالاتر شرکت کارفرما یعنی هیئت مدیره ، مطرح و راه حلهای مقتضی ارائه می شود ، ولی اگر این ادعاها در سطوح بالای مدیریتی شرکت به نتیجه نرسد ، بالاجبار طرف مدعی را به سمت مراجع قانونی و قضایی سوق خواهد داد .

تعریف ادعا یا خواسته
ادعا یا خواسته را می توان به شرح زیر تعریف کرد :
« درخواست کتبی با انضمام مدارک قراردادی است، در باره جبران مالی ، زمانی‌، یا تحقق سایر شرایط که از نظر قراردادی ، موجب اختلاف درخواست کننده و طرف قرارداد یا کارفرما است » .
موارد ادعای قراردادی پیمانکاران
ادعاهای قراردادی پیمانکاران ، موارد مختلفی دارد که به چند نمونه مهم و معمول آن اشاره می شود تا پیمانکاران و کارفرمایان ، شناخت بیشتری پیدا کرده و در اسناد مناقصه و قراردادها ، روشها و راههای کاهش رویداد های مشکل ساز در اجرای پروژه را پیش بینی کنند .

اشتباهات در اسناد و پیشنهاد مناقصه
وقوع اشتباهات در تهیه و تنظیم اسناد و همچنین پیشنهاد مناقصه یک موضوع نسبتا عادی است . اشتباه و خطا می تواند به شکلهای مختلف روی دهد . اشتباهات معمول ، شامل مواردی مانند خطای محاسباتی یا نوشتاری ، محذوف شدن بعضی ردیف ها ، فرضیات اشتباه ، درک متفاوت یا نادرست از مفاهیم و مطالب یا تفسیر دوگانه است .
سایر انواع خطاها مربوط به دیدگاه پیمانکار در تنظیم و ارائه پیشنهاد مناقصه است .این اشتباهات شامل برآورد همراه با خطا در باره مدت اتمام پروژه یا نیروی انسانی یا مواد و مصالح و تجهیزات می شود .
اشتباهات به دلیل صرفا" نادیده گرفتن حقایق یا موارد قانونی یا نیازهای اصلی قرارداد ، در حالت عادی ممری برای خلاصی از عواقب قانونی نخواهد بود . در مواردی که حیله ، اغفال ، غبن فاحش اتفاق افتاده باشد ، خلاصی از عواقب چنین اشتباهاتی در اکثر کشورها ، بسیار دشوار است.
در اغلب موارد، فرار از عواقب اشتباه در ارائه پیشنهاد مناقصه ، تقریبا" غیر ممکن است. در بعضی موارد ممکن است پیمانکاری که اشتباه فاحش کرده است درخواست تجدید مناقصه کند که از دیدگاه قانونی پذیرفته نخواهد شد. ولی در صورتی که کارفرما یا صاحب کار به این امر رضایت دهد ، شاید برای پیمانکار راهی برای جبران خطا باز شود.
به محض اینکه اشتباه در مناقصه مشخص شد، از دیدگاه پیمانکاری بایستی فوری این اشتباه به کارفرما به هر وسیله ممکن اطلاع داده و درخواست شود که مناقصه تجدید و ضمانتنامه شرکت در مناقصه باطل شود .
در محاکم داوری یا دادگستری ، بی‌اطلاعی طرفین از مفاد اسناد مناقصه (‌آگاهی نداشتن از بعضی حقایق ) موجب خلاصی از تعهدات قراردادی نخواهد بود . بی اطلاعی طرفین از حقایق ، معادل اشتباه طرفین در باره اسناد مناقصه در نظر گرفته نمی شود .

کارفرما ها و صاحب کاران عمومی یا خصوصی ، برای اطمینان از انجام معامله یا قبول تعهد از جانب پیمانکاران بعد از تعیین برنده مناقصه ، معمولا ودیعه‌گذاری تضمین شرکت در مناقصه را پیش بینی می‌کنند . این تضمین می تواند سفته با امضای صاحبان امضای مجاز با مهر شرکت ، وجه نقد ، ضمانتنامه بانکی و چک شرکت پیشنهاد دهنده باشد .
مبلغ تضمین شرکت در مناقصه بر حسب درصدی از برآورد هزینه اجرای کار یا مبلغ معامله تعیین می شود، ولی بهتر است در اسناد مناقصه مبلغ تضمین به صورت یک مبلغ ثابت قید شود .
در ارائه تضمین شرکت در مناقصه نیز گاهی اشتباهاتی بروز می نماید که ممکن است در پاره ای موارد به ضرر پیشنهاد دهنده تمام شود . اشکالات تضمین شرکت در مناقصه می‌تواند یکی یا چند مورد از موارد زیر باشد :
1 _ مبلغ تضمین مطابق درخواست کارفرما نباشد.
2 _ مدت اعتبار تضمین با اسناد مناقصه تطبیق نداشته باشد .
3 _ نام کارفرما / مناقصه گذار در برگه تضمین به صورت صحیح درج نشده باشد‌.
4 _ تضمین مطابق فرم اسناد مناقصه تهیه نشده باشد .
5 _ عنوان یا شماره مناقصه به صورت دقیق درج نشود .
6 _ تضمین برای مدتی که در اسناد پیش‌بینی شده ، قابل تمدید نباشد .
7 _ تضمین مشروط باشد .
8 _ صادر کننده تضمین مورد تائید نباشد‌.
9 _ نام یک طرف اشتباهی قید شود. ( مثلا نام مشاور یا مدیر طرح توزیع کننده اسناد، به جای کارفرما/خریدار اصلی )
با توجه به اینکه پاکت حاوی تضمین شرکت در مناقصه ، اولین پاکتی است که در گشایش پاکت‌های مناقصه باز می شود، بنابراین اشکالات تضمین در همان جلسه اول مناقصه مشخص خواهد شد و اگر نماینده پیشنهاد دهنده در جلسه حضور داشته باشد، معمولا اشکال به وی تذکر داده می شود تا در مهلت مشخصی اشکال را برطرف کند. بعضی کارفرما ها نقص در تضمین را نمی پذیرند و کل پیشنهاد را رد می کنند . برای پیشگیری از این اتفاق لازم است اسناد مناقصه به دقت مطالعه و بررسی و تضمین مناقصه با دقت لازم تهیه شود .
چون تضمین شرکت در مناقصه این امکان و اختیار را به کارفرما/صاحب کار می‌دهد که در صورت نپذیرفتن پیشنهاد دهنده برای انجام معامله یا عقد قرارداد ویا ودیعه نگذاشتن برای ضمانتنامه انجام تعهدات قرارداد ، تضمین شرکت در مناقصه را به نفع خود ضبط کند ، بنابراین در باره صحت و کامل بودن متن و اعتبار تضمین شرکت در مناقصه ، دقت و توجه به کار می برند .

تغییر شرایط کارگاهی
ادعا در باره تغییر در شرایط کارگاهی بعد از عقد قرارداد یکی از ادعاهای معمول است و این تغییرات ممکن است در زمان آزمایش خاک و حفر گمانه ها ، خاکبرداری‌،‌ تسطیح و یا احداث ساختمانها و تاسیسات به وجود آید . تغییر شرایط در کارگاه ، موجب افزایش در هزینه اجرا ، بروز تاخیر غیر قابل پیش بینی ، لزوم به کارگیری شیوه‌های پیچیده فنی و در نهایت اختلال در بهره برداری عادی پروژه شود .
اگر در شرایط مناقصه یا قبل از عقد قرارداد شرط شده باشد که پیمانکار بایستی از محل کار بازدید کند سپس پیشنهاد خود را ارائه دهد، آنگاه ، طرح ادعا از جانب پیمانکار در مورد شرایط کارگاه بسیار دشوار خواهد بود .
در بعضی قراردادهای اجرایی تاکید می شود که اطلاعات موجود در باره محل اجرا یا کارگاه را کارفرما تهیه کرده و ارائه داده است، بنابراین مسئولیت صحت و دقت آن هم با کارفرما است. در این حالت در صورتی که پیمانکار در زمان اجرا با شرایطی متفاوت با اطلاعات منضم به قرارداد روبه‌رو شود، می تواند ادعا و درخواست هزینه های اضافی را مطرح کند‌.
در بعضی موارد هزینه هایی که پیمانکار بابت آماده سازی کارگاه برای اجرای عملیات می پردازد، سنگین و قابل ملاحظه است بنابراین لازم است در هنگام برگزاری مناقصه و ارائه پیشنهاد قیمت یا عقد قرارداد به این موضوع توجه ویژه شود . به طور مثال اگر اجرای عملیات ساختمانی نیاز به شمع کوبی در محیط کارگاه داشته باشد، یا خاکبرداری در محیط دژ و سنگی بایستی انجام شود که قبلا اطلاعات آن را پیمانکار دریافت نکرده یا اطلاعات ناقص به وی داده شده است، آنگاه این امر موضوع اساسی برای طرح ادعا از جانب پیمانکار خواهد شد .
در صورتی که شرایط محیطی کارگاه به صورت کامل به اطلاع پیمانکار نرسیده یا به نحوی از دید وی پنهان مانده باشد‌، در این حالت ممکن است پنهان کاری موجب طرح ادعا از جانب پیمانکار ، حتی در دادگاه شود .

تاخیرات
تاخیرات کارفرما در تخصیص منابع ، ارائه مدارک ، صدور تائیدات و مصوبات و اجرای تعهدات قراردادی یکی از موارد مهم و کارساز برای ادعاهای پیمانکاران است و پیمانکاران با جمع آوری مدارک و مستند‌سازی ، در موارد مختلف ادعاهایی متفاوتی مطرح می کنند که در بسیاری موارد منجر به دریافت خسارات مالی و یا شیوه های دیگر جبران مالی و غیر مالی می شود . این تاخیرات که محتمل است از جانب کارفرما روی دهد و در نتیجه موجب قبول ادعای پیمانکاران شده و باعث محکومیت کارفرماها می شود، به شرح زیر هستند :
تاخیر در تحویل کارگاه یا محل اجرا‌، تعلیق کار ، تاخیر در ارائه و تحویل اسناد و مدارک ، تاخیر در پرداخت پیش پرداخت‌‌، تاخیر بدون جبران مالی ( فقط مدت قرارداد تمدید می شود ) ، تاخیر در گشایش اعتبار اسنادی ، تاخیر در ترخیص کالا و تجهیزات از گمرک ، ناکارایی و اختلال در کار ، تاخیر در پرداخت صورت وضعیتها ، تاخیر در صدور تائیدیه یا صورت مجلس تحویل موقت و یا قطعی‌.
چون بحث تاخیر های مجاز و غیر‌مجاز در قراردادها از اهمیت زیادی برخوردار است، هم پیمـانکار و هم کارفرما بایستی تلاش کنــند که برای کلیه موارد، مستندات لازم و کـافی را فراهم کنند تا در مواقع لزوم بتوانند از خواسته های خود دفاع کنند‌.

تسریع در کار
یکی دیگر از مواردی که موجب ادعای پیمانکاران می شود ، دستور یا درخواست تسریع در اجرای عملیات پروژه است . چون تسریع پیش بینی نشده در اجرای کارها موجب تحمیل هزینه اضافی به پیمانکاران می شود، بنابراین این موضوع نیز یکی از مبانی طرح ادعا است. در اجرای بعضی پروژه‌ها به دلایل خاصی تسریع در اجرای کار ضرورت پیدا می کند و معمولا کارفرما از پیمانکار می خواهد که تسریع لازم در زمان بندی اجرای کار را اعمال کند. همین موضوع می تواند مبنای طرح ادعا شود .

دستورات تغییر و انجام کارهای اضافی
از موارد اجتناب ناپذیر اجرای پروژه‌ها‌، اعمال تغییرات در مشخصات فنی و دستور تغییر در اجرای کارها به دلایل مختلف است . ازجمله این نوع تغییرات الزامی که در حین اجرای قرارداد، احتمالا موجب طرح ادعا از جانب پیمانکاران خواهد شد، موارد زیر هستند :
تغییرات دستوری طبق نظر کارفرما‌، تغییرات به دلایل اجرایی و گریز ناپذیر‌، اشکال یا نقص در مشخصات فنی و برنامه‌ها ، ابهام در مشخصات فنی ، تغییر در عملیات اجرایی به دلیل عدم امکان اجرای یک کار خاص ، نبود شفافیت در تصمیمات و اقدامات اجرایی قبلی یا در جریان کارفرما . هر یک از موارد پیش گفته یا عللی مشابه آن ممکن موجب و علت طرح ادعا از طرف پیمانکار شود .
این موارد ادعا غیر از اختیار کارهای اضافی است که در قالب قانون ( اختیار کارفرما در کاهش و یا افزایش 25 درصد مبلغ قرارداد ) و یا توافقات قراردادی به پیمانکار ابلاغ می‌شود.

شرایط فیزیکی نامناسب
در طول اجرای پروژه در بعضی موارد شرایطی به وجود می آید که پیشرفت پروژه را دچار وقفه با توقف می‌کند‌. در این حالت اگر زمان وقفه یا توقف برای کل کار یا بخشی از آن باشد، این امر برای پیمانکار هزینه اضافی و پیش بینی نشده ایجاد می کند . علت توقف کار ممکن است شرایط پیش‌بینی نشده و خارج از اختیار پیمانکار - مانند قطع برق و یا سوخت به مدت طولانی و یا تداوم شرایط خاص و نامناسب جوی - باشد که در برنامه زمان بندی پروژه قابل پیش‌بینی نباشد .

تغییرات جهشی و ناگهانی قیمت مواد و مصالح و سایر منابع
در سالهای اخیر قیمت بعضی مواد و مصالح ، به علل مرتبط با شرایط اقتصادی و سیاسی جهانی و یا به علت شرایط اقتصادی داخلی ، افزایش و جهش ناگهانی پیدا کرده است. ( به طور مثال : قیمت مس‌، آهن آلات ، سیمان ) . نظر به اینکه در بعضی موارد بین ارائه پیشنهاد مناقصه به کارفرما ، تا عقد قرارداد و اجرای پروژه فاصله طولانی به وجود می آید و اگر در این فاصله قیمت مواد ، مصالح و کالاهای مورد نیاز پروژه ، تغییرات شدید کند یا تغییر تعرفه گمرکی کالا های وارداتی که قابل پیش بینی نباشد ، این موارد موجب طرح ادعای ضرر و زیان از جانب پیمانکاران می شود .

حفظ و گردآوری مدارک برای طرح یا پاسخگویی به ادعا
برای پیگیری مسائل و مطالب قراردادی لازم است یک مجموعه از مدارک در ابعاد و اندازه مناسب یا به شکلی قابل بازیابی نگهداری و حفظ شود . نگهداری منظم و منسجم مدارک قراردادی و پروژه به کاربرد بموقع آنها و طرح ادعا یا پاسخگویی به ادعاها ، کمک فراوانی خواهد کرد .
اینگونه مدارک باید اسناد قابل اعتماد و دقیقی در مورد رویداد واقعی که در حین کار اتفاق افتاده است، باشند . مدارکی که در زمانهای بعد از اجرای پروژه مورد نیاز هستند و باید نگهداری شوند، شامل : اسناد مناقصه ، مکاتبات ( بخصوص نامه های مربوط به تغییر کار ) ، رویدادهای موثر بر زمانبندی ( گزارشهای وضعیت آب و هوا ، تحویل مدارک و مواد و مصالح همراه با تاخیر ، مسائل مربوط به وضعیت ظاهری و کیفی تجهیزات ) ، ابلاغیه ها و دستورات تغییر کار ( شامل درخواست برای اجرای دستورات تغییری که تائید نشده است ) ، یاد داشتهای روزانه در باره انجام کار ، گزارشهای هفتگی یا ماهانه ، مدارک زمان بندی ( سی پی ام و نمودار میله ای ، انواع دیگر ) ، صورتجلسات درباره جلسات کاری ( نوار یا سایر ابزار ضبط صدا مستندات خوبی برای یادداشتها و صورتجلسات است ) ، مستندات هزینه‌ ( صورت حسابها ، صورت وضعیت‌ها‌، فاکتور ها و مدارک کارکرد ساعتی نیروی کار )، درخواست‌های پرداخت وجه‌، چک های باطل و پرداخت نشده ، صورت‌مجلسهای تحویل کالا و تجهیزات‌، رسید انبارها ، پروانه سبز گمرکی ، اسناد هزینه های ترخیص مواد و تجهیزات ، اسناد و هزینه‌های حمل و تخلیه ، نقشه‌های طراحی و کارگاهی صورتجلسات کارگاهی‌، گزارشهای کاربرد تجهیزات ، هزینه های کار و سایر گزارشهای حسابداری و مالی .
مهمترین قسمت مدیریت ادعا ، گردآوری و نگهداری مدارک مناسب است‌، ولی اغلب افراد این حقیقت را درک نمی‌کنند که افراد دیگری ، در آینده بایستی این مدارک را بخوانند و سعی کنند تصویر کلی از پروژه به ذهن آورند و بفهمند که واقعا" در پروژه چه روی داده است ؟ چه زمانی این اتفاق افتاده است ؟ چه کسی ناظر این رویداد بوده است ؟ و توضیح دهد که چرا این اتفاق روی داده است . فقدان مدارک می تواند مشکل مهمی به وجود آورد ، چون از این مدارک می‌توان متوجه شد که موضوع مورد ادعا به چه دلایلی و در چه زمانی روی داده است .

مستندات گردآوری شده همزمان با اجرای پروژه نیز اهمیت دارد، زیرا به منظور ارائه مدارک به مرجع رسیدگی یا دادگاه ، مستندات پشتیبان مدارک اصلی بایستی تهیه شود و مستندات بایستی به نحوی شد که نشان دهنده فعالیتها و مدارک صحیح فنی ، مالی و بازرگانی در دوره انجام کار باشد .اگر این حقایق را نتوان اثبات کرد مدارک ارائه شده به عنوان شاهد مدعا ارزش کمی خواهند داشت .
به هر حال بحث عقد قرارداد و طرح ادعای بعد از بروز مشکل در حین اجرای پروژه ، مانند بحث پیشگیری و درمان بیماری است . به عبارت دیگر به همان ترتیب که پیشگیری از درمان ارزانتر و راحت تر است ، دقت در تهیه و تنظیم پیشنهاد مناقصه و بررسی و مطالعه لازم در هنگام عقد قرارداد ، در حفظ منافع و حقوق پیمانکار یا کارفرما ، بسیار موثرتر از طرح ادعا بعد از عقد قرارداد است . بنابراین از ابتدای کار بایستی به مراحل بعدی و پایان کار فکر کرد .

نتیجه گیری
در این مقاله سعی شد تا به موارد مهم ادعاهای قراردادی پیمانکاران اشاره و به اهمیت مستندسازی دقیق برای حل و فصل ادعاها توجه داده شود. درنهایت بایستی توجه داشت که صرفنظر از اینکه در دعاوی بین کارفرما و پیمانکار کدامیک از طرفین برنده می شوند، آنچه مهم است انجام بموقع، با کیفیت و با قیمت مناسب پروژه است. در این رابطه بایستی سعی شود تا پیمانکار و کارفرما و کلیه گروههای ذی‌نفع پروژه در یک تعامل شفاف و منطقی و با نگرشی سیستمی به منافع کل پروژه توجه کنند و به کمک یکدیگر به استقرار رابطه برد – برد بیاندیشند.

منابع

1 – Claim Management – SAP AG – April 2001
2 – Construction Contract Claim Settlements – Thomas F. Barry – Florida Department of Transportation- June 2000
3 – Guidelines of OECD Insurance Committee – Nov 2004
4 – A Construction Project Owner Guide to Surety Bond Claims
5 – Construction Contract Administration- www.dot.state.us
6 – claims| project management construction| risk management – www.seconmgmt.com
7 – Construction contract delay and disruption and resolution – www.claimleader.com
8 – Highway and Bridge construction contract claim process – march 2003 – www.log.mt.gov.

منبع:مجله تدبیر -شماره185